Episode #44 - Se préparer à l’arrivée de l’IA dans mon équipe
Bonjour à toutes et à tous,
On n’y échappe pas depuis des mois : l’IA est partout dans les médias, et elle débarque en force dans les organisations.
En écoutant les déclarations des patrons des entreprises spécialisées dans l’IA, il y a de quoi avoir quelques craintes sur l’avenir. Extrait d’un interview de Sam Altman (le PDG d’OpenAI) :
“Beaucoup de gens qui travaillent sur l'IA prétendent que ce ne sera que du positif ; que c'est juste un complément ; que personne ne sera jamais remplacé. Les emplois vont définitivement disparaître, un point c'est tout.”
Dans les entreprises, les projets pour intégrer l’IA dans les processus de travail sont lancés, des outils sont mis à disposition des collaborateurs.
Du côté des managers, voilà un nouveau sujet qui vient s’ajouter à leur besace. Cela valait bien un épisode des Galères du management sur le sujet.
Bonne lecture !
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🛶 La galère du jour : Comment se préparer à l’arrivée de l’IA dans mon équipe ?
Depuis 6 mois, vous entendez parler d’IA tous les jours. Vos boss préparent de grands projets pour mettre de l’IA partout, et vous annoncent de grosses réductions de budget (et d’effectifs).
En attendant la révolution annoncée, votre équipe continue à faire tourner l’activité. Vous êtes de plus en plus challengés sur votre capacité à utiliser l’IA pour améliorer les performances.
Côté équipe, certaines personnes sont à fond pour tester les nouveaux outils. D’autres sont terrifiées, et s’interrogent sur leur avenir.
Comment préparer et accompagner son équipe ?
⛔ Attention aux boulettes !
Face à l'arrivée de l'IA, plusieurs archétypes de managers émergent.
Et autant vous prévenir : aucun n'est un modèle à suivre !
L’évangéliste, tout juste rentré d'une conférence, et qui n’a jamais utilisé la moindre IA, annonce à son équipe : "Vous allez voir, dans 6 mois, l'IA va traiter 80% de vos tâches ! On va gagner un temps fou !".
Le rebelle balaie le sujet d'un revers de la main, convaincu que son activité est d'une complexité rare : "L'IA, c'est très bien pour les autres, mais notre activité est vraiment trop spécifique. Ça ne peut pas marcher ici."
L’attentiste ne fait rien, considérant que c'est à la direction de donner des directives et un kit complet pour déployer l’IA : "Ce n'est pas à moi de prendre des initiatives là-dessus. Quand le top management sera prêt, on nous dira quoi faire."
Le donneur de leçons impose à son équipe d'utiliser l’IA pour tout et n’importe quoi, surveille les usages… mais n’en utilise pas pour lui-même : “Moi j'ai d'autres choses à faire, mais vous devez absolument vous y mettre !"
L’opportuniste a fait ses calculs et relève les objectifs de toute l’équipe, avant même que l’IA soit mise en place : "Avec l'IA, vous devriez allez deux fois plus vite. Les objectifs sont donc doublés pour le prochain trimestre. Et on va pouvoir couper 3 ou 4 postes d'ici l'année prochaine."
💡 Comment se préparer à l'arrivée de l'IA ?
Dans les grandes organisations, les programmes de transformation IA arrivent (nouveaux outils, processus transformés, réorganisations, formations obligatoires pour tous…).
Si vous êtes manager intermédiaire, vous n’aurez pas vraiment la main là-dessus. Votre rôle sera d’accompagner votre équipe dans les changements, comme pour toute transformation venue du top management. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les décisions prises dans votre entreprise, relisez l’épisode 40 “Porter une décision à laquelle vous n’adhérez pas” ! 😉
Cependant, vous avez de réelles marges de manœuvre pour préparer votre équipe, et vous-même, à l’arrivée de l’IA.
On vous donne quelques pistes d’action. C’est cadeau ! 🎁
1️⃣ Améliorer ses pratiques managériales avec l’IA
La première étape pour se préparer à l’IA, c’est de l’utiliser soi-même !
En tant que manager, l’IA peut vous aider à :
Retrouver du temps pour faire votre job de manager : selon une étude APEC, 31% des managers citent le manque de disponibilité pour leurs collaborateurs et collaboratrices comme principale difficulté dans le management.
Améliorer vos pratiques managériales : la lecture du rapport IGAS “Pratiques managériales dans les entreprises et politiques sociales en France” devrait vous conforter dans l’idée qu’il y a des axes de progrès certains (doux euphémisme).
Voici un panorama des actions sur lesquelles l’IA peut vous aider :
🤝 Recrutement et intégration
Préparation des offres de recrutement, et de trames d’entretien permettant d’éviter les biais
Qualification factuelle de chaque candidature au regard de critères fixés sur la base des CV, des notes ou transcriptions des entretiens…
Structuration du parcours d’intégration d’un nouvel arrivant
📈 Pilotage de la performance
Production automatisée d’indicateurs et de reporting sur l’activité de l’équipe
Préparation des entretiens annuels (analyse des résultats obtenus, préparation aux messages à faire passer, définition d’objectifs SMART…)
🗂️ Organisation du travail
Production dynamique du plan de charge de l’équipe et appui à la priorisation des activités
Mise à jour automatisée des documents de référence de l’équipe : rôles et responsabilités, procédures opérationnelles…
Elaboration du budget de l’équipe, en exploitant les données historiques et les prévisions sur l’évolution de vos activités
👥 Animation du collectif
Structuration de l’ordre du jour des rituels managériaux : points d’équipe, points individuels…
Amélioration de la circulation d’information dans l’équipe : transcription des réunions et envoi des comptes rendus des points clés et des décisions
Aide à la préparation des discussions difficiles à aborder avec les collaborateurs : celles qu’on aime bien traiter dans les Galères du management (dire à quelqu’un qu’il sent mauvais, qu’il parle trop, qu’il n’est pas au niveau des attentes, qui s’habille mal, qui est toujours sur son téléphone…)
👍 Valorisation du travail et développement des compétences de l’équipe
Préparation de feedbacks permettant de valoriser les points forts et formuler des points d’amélioration de chaque collaborateur
Maintien à jour d’une cartographie des compétences de l’équipe, et appui à l’élaboration d’un plan de montée en compétence (lire l’épisode 41 pour plus de détails)
Et ce panorama est loin d’être exhaustif ! 😉
Les seules limites de l’utilisation de l’IA dans vos activités de manager sont votre imagination, et votre bon sens paysan (pour ne pas faire n’importe quoi avec l’IA !).
2️⃣ Explorer les usages de l'IA avec son équipe
Dans votre équipe, l’IA peut être perçue comme une menace existentielle par certains, une opportunité pour d’autres, ou enfin comme une utopie qui n’arrivera jamais.
Au risque d’enfoncer une porte ouverte, les gens adoptent un changement quand ils y trouvent un intérêt.
Voici un plan d’action pour embarquer son équipe.
1 - Commencer par lister les problèmes et opportunités
Nous sommes tous hyper créatifs pour exprimer ce qui ne va pas.
Vous pouvez faire le test en demandant à chaque membre de l’équipe : “Où est-ce que tu perds le plus de temps dans ton travail ?”, “Quelles sont les actions les plus pénibles ?”, “Si tu pouvais arrêter de faire une chose dans ton travail, ce serait quoi ?”.
En notant toutes ces idées, vous avez déjà une première liste de problèmes que l’IA pourrait vous aider à résoudre.
Vous pouvez demander également à votre équipe d’explorer les opportunités : “Si vous aviez une baguette magique, vous feriez quoi pour améliorer nos services ?“, “Qu’est-ce que les clients rêveraient que l’on fasse pour eux ?”…
2 - Sélectionner ensemble quelques cas d’usage concrets à expérimenter
Avec votre équipe, vous pouvez parcourir la liste de problèmes et opportunités et les prioriser en vous posant deux questions :
A quel point l’IA peut nous aider sur ce sujet ?
A quel point sommes-nous motivés pour travailler dessus ?
Sélectionnez ensemble les premiers cas d’usage, identifiez des volontaires pour travailler sur des expérimentations, et c’est parti !
L’enjeu est d’apprendre un maximum de choses, et - espérons-le - d’apporter des résultats positifs mesurables rapidement !
3 - Anticiper et discuter de la réallocation des gains
L’IA fait peur à de nombreuses personnes parce qu’elle pose la question de la pérennité des emplois.
On vous recommande de ne pas nier la présence de l’éléphant au milieu de la pièce, et d’aborder franchement cette question de la réallocation des gains liés à l’IA avec votre équipe.
Gagner du temps, voire automatiser complètement certaines tâches, ne signifie pas nécessairement qu’il faut réduire les effectifs.
Il est également possible de réinvestir le temps gagné pour améliorer la qualité de vos services, absorber la croissance de l’activité, mener de nouveaux projets de développement, ou tout simplement pour diminuer la charge de travail (et éviter les surmenages).
Pour traiter le sujet des gains avec son équipe, plusieurs questions à mettre sur la table :
Combien de temps espérons nous gagner avec l’IA ?
Sur quoi avons-nous envie de réinvestir le temps gagné ?
Comment mesurer le temps que l’IA nous fait réellement gagner ?
4 - Accorder des moyens, et de l’attention au sujet
L’adoption de l’IA est un projet d’équipe. Comme tout projet, rien n’avance si on ne s’en donne pas les moyens.
L’équipe aura besoin de temps pour s’approprier les nouveaux outils, les adapter à son contexte, faire des tests, se planter, réessayer… Pendant ce temps, l’activité de l’équipe continue.
Il est donc utile de clarifier le cadre des expérimentations : objectifs, problèmes à résoudre, temps à y consacrer, ainsi que les modalités de communication et de déploiement au reste de l’équipe. Du grand classique pour des démarches participatives ! On vous en parlait dans l’épisode 13 “Faire du participatif avec son équipe sans se planter !”.
L’attention et l’énergie que vous investirez sur le sujet sont déterminantes. En bref, l’adoption de l’IA est un vrai projet d’équipe.
En conclusion
D’un point de vue managérial, l’arrivée de l’IA n’est finalement pas une révolution : cela se met en place au travers de projets, et s’intègre dans votre système de pilotage.
Pas de panique, vous savez déjà faire !
Si ce n’est pas le cas, appelez Onirio 😉
À bientôt pour le prochain épisode !
A chaque épisode, Onirio explore une situation managériale et vous donne des conseils pour prendre du recul et adopter les bons réflexes !
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Cette galère du management explorée avec 💙 par Onirio vous a été racontée par Jérôme Labastie